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发票抬头写个人名字,能税前扣除吗?

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企业发生各种生产经营业务,需要由员工个人去办理执行。一般情况下以公司的名义发生对外业务,应取得以公司全称为抬头的发票,如购销业务。有些情况下,如企业为员工个人负担办公通讯费、差旅费等,或聘请个人为企业办事,取得以个人名字为抬头的发票,这类支出能否在企业所得税前扣除?

一、与企业取得应税收入相关的支出可以税前扣除

    个人发生的部分消费支出,虽然取得的是以其个人名称为抬头的发票,但一般同时符合以下2个条件的,可以在企业所得税前扣除:

    1、取得发票抬头为员工个人,是由客观原因决定的,某些支出,发票抬头只能开员工个人而无法开具给企业。

    2、相关的支出是企业的生产经营活动引起的,应该由企业负担。即根据收入相关性原则,从根源和性质上来说个人费用是为企业取得收入发生的必要的支出,应由公司承担。

    根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。

    根据《国家税务总局关于印发〈新企业所得税法精神宣传提纲〉的通知》(国税函[2008]159号)第十二条的规定,支出税前扣除的相关性是指与取得收入直接相关的支出。对相关性的具体判断一般是从支出发生的根源和性质方面进行分析,而不是看费用支出的结果。

   常见的发票抬头为个人、属于与企业取得收入相关的支出包括以下项目:

²出差交通费:员工出差购买的飞机票、意外保险等,必须是员工个人的名字;

²办公通讯费:手机登记为员工个人,发票也开给个人;

²出差住宿费:以个人名义入住酒店旅馆的住宿费,发票抬头一般为个人;

²住房补贴:企业发放住房补贴,特别是外籍个人,员工凭发票实报实销,但由于是员工个人与业主签订租赁合同,发票抬头为个人;

²
企业招聘员工,聘请专家、顾问等,承担对方来回差旅费用:飞机票等是相关个人的名字,并且对方还不一定是公司的员工;

²员工入职体检费用:员工入职前到医疗机构体检,取得的财政票据或发票是开给员工个人;

²企业请个人办理事项:按照合同约定个人办理事项发生的费用由公司负担,比如差旅费,个人取得抬头为个人名字的发票向企业报销;

²企业租用个人房产:水电费发票开具的抬头往往只能是业主。

二、与企业生产经营无关的个人支出不能税前扣除

    如果员工个人消费支出与企业生产经营无关,而由公司承担的,不能税前扣除。具体可参照《企业财务通则》(财政部令第41号)第四十六条的规定,企业不得承担属于个人的下列支出:

(一)娱乐、健身、旅游、招待、购物、馈赠等支出。

(二)购买商业保险、证券、股权、收藏品等支出。

(三)个人行为导致的罚款、赔偿等支出。

(四)购买住房、支付物业管理费等支出。

(五)应由个人承担的其他支出。

注:上述娱乐、健身、旅游等不包括企业组织的集体福利活动。企业为员工负担上述费用,建议作为工资薪金处理。

三、税前扣除应注意取得足够的旁证资料

    企业应完善内部控制制度,在报销个人的通讯费、差旅费、交通费、住房补贴等费用时,应注意取得相关证明资料,以证明个人的支出与企业经营相关。

例如,报销员工差旅费应提供的差旅费的证明材料包括:出差人员姓名,地点,时间,任务,支付凭证等。


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