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[经验] 出纳没做好这3件“小事儿”,会惹大麻烦!

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有的人总以为,出纳很容易当。其实不然。

前段时间,听到一位出纳如是说:

“我最近新到一家单位,这家单位是新开的,没有会计,没有出纳。于是老板叫我既当会计又当出纳。我以前从未做过出纳,但是现在工作也很难找,为了保住工作,只能答应老板了。

但是出纳工作一接手,并不是我想象当中那样简单的。一开始,连支票都不会开。后来,公司来了一名会计,她这几天跟我对账,说我少了1800元,说要我赔钱。我不知道该怎么办才好了!”

出纳和会计的关系,就像账房先生和管家,一个管钱一个管账,钱账相通。但出纳这个账房先生,在日常与会计管家的业务交接中,是有很多细节需要注意的。

譬如上述事例中,该出纳没有做好记账工作,结果导致最后钱花出去了,对账对不上。
为了避免这种事情的出现,出纳在工作中,需要注意好以下三大细节:

一、做好与会计业务的交接,一定要有证有据

譬如在现金收入业务上与会计的对接,分为以下几种情况:

1、员工交来的罚款:出纳开好收据,登记好现金日记账后将财务联交于会计做记账凭证
2、员工还回的多于借支款:会计确认好借款冲账单据无误后,如有多余款项需要退回公司,会计会开好收据,交于出纳收取现金并登记现金日记账,出纳完成后再将收据交于会计作为原始凭证。
3、提取的备用金:出纳将取回的备用现金存入保险柜并登记完日记账后将支票存根提交会计进行账务处理

注意:出纳在收取现金时,一定要仔细检查好所有收据、支票,以防造假,并在记账后将收据交给会计。

而对于现金支出的处理,有证有据显得更为重要。

在现金支出上,出纳可以有两种处理。

1、同事的付款申请提交到财务部由会计复核并得到财务经理确认后再给到出纳做付款处理,此时出纳在支付现金后一定要收款人签名及填写签收日期。同时登记好日记账,生成记账凭证。

注意:如果同一个人有三笔现金支出,那么出纳可以考虑三笔放在一起,这样也方便之后对账,不过事先得通知一声会计,以免后期对账时容易产生误会。

2、会计在收到业务部门的付款申请并确认没有问题后同时完成记账凭证,会计只在记账凭证上签名表示确认无误,出纳在收到会计的记账凭证后通知业务部门领取现金,这样可以避免同样的付款业务会计要确认两遍,即确认原始凭证一遍,确认记账凭证一遍,可以提高效率。

注意:出纳所有的付款的原始凭证均来自于会计,一定要会计确认无误后才可以付款。

二、做好一张出纳资金报表,关键也在于“证据”

出纳资金报表,其实就是对出纳工作的一个概括,也是对出纳业务的汇总。做好一张出纳资金报表,excel技能是其次,最重要的是这个表要有依有据。

所以,出纳要把与收入有关的原始凭证,如出差报销的各类凭证,现金收款收据,银行收支水单,采购员现金采购报销的各类发/票,银行承兑汇票的收支凭证,按日期的先后整理排序。

而这样的工程,不是集中到最后才贯彻,而是出纳要在平日每项工作里时刻提醒这一点,并定期检查,及时查漏补缺,避免扩大问题。

三、银行业务对接上注意

控制库存现金以及银行存款

出纳就相当于古时候的账房先生管账房一样,出纳也要控制库存现金以及银行存款。每个公司的库存现金都有上限,出纳要注意好不要超限。如果现金超限,就去银行存现,反之,一样的道理。
所有的单子,包括银行的业务回单就是出纳的护身符,留在申报表可以给会计入账,丢了就会给对账造成麻烦。

道理虽浅,仍然有用,尤其是像上述事例中的出纳新手一样,如果该出纳懂得这些,或许就能更好地处理该公司的账,就不会出现对不上账的问题,而可能导致赔钱。这三个不可不注意的细节,赶紧转发给身边的出纳朋友吧!

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