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[经验] 私车公用为啥风险屡出?还不是因为少了这一步

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由于各种原因,企业平时都会拿员工个人的车进行公司的日常业务活动,这样做,企业可以节省很多费用,比如买车费、车辆购置税、上牌费等等。

但这种情况下,会计处理起来确实脑袋都大:不给报销吧,那是老板安排的,每月累计金额又很大;报销了吧,自己都看不下去,公司没有车,每月报销几万油费和过路费;而且动不动就会有税务风险……

真烦人!

淡定淡定~今天听清水来说一说,关于私车公用的4大会计处理办法和相关风险点提示,说不定能给你们一个有用的参考嗷~

私车公用处理方法一、与员工签订租赁合同

这个租赁合同必须是有偿合同,说白了就是每年公司应向员工支付一定的租赁费。

清水认为,这样做的最大好处是:可防止税务稽查时,被认定是公司在向员工变相地发放交通补助。

不过,并非签了合同就一劳永逸了,为了最大程度降低税务风险,以下5大要素缺一不可:
有偿合同+发票+印花税+有限内容+用车记录

1、合同范本如下:
私车公用.jpg

2、发票、费用相关事宜:
这种方式下,通常是员工收到租赁费用后,到税务机关就租赁行为代开发票。

这时产生的税务费用就有:
按照“有形动产租赁”税目缴纳3%的增值税
附加税(符合相关政策可免);
按1‰的税率每年交1次印花税;
按照个人所得税法中的“财产租赁”税目,代扣代缴20%的个税;

注意:如果公司还发放给员工交通补助,未超过当地公务费标准的部分可免征,超出的部分要并入工资中计征个税。

3、租赁合同下,产生的车辆相关费用哪些能入账报销,哪些不能?

保养费、维修费:按当地地税规定,有些地方可入账报销,有些地方不行。

交通罚款、车辆财产保险:不可入账报销。

油费、过桥过路、停车费:可入账报销。

但切忌:不是所有的油费、过桥过路、停车费都能入账的!

1)必须要有发票,而且如果是加油普票一般只可入账不能进项抵扣!

肿么办?清水悄悄告诉大家一个取得专票的小窍门:

办卡充值(不征税普票)——加油+根据加油记录卡开具增值税专用发票,充值时只能挂其他应收款——加油卡,取得专票后可报销费用并抵扣。

而加油时如果是交现金的话,直接取得的多为普票和通机用机打的发票啦~

2)必须有用车记录,即每一次使用员工车辆应有记录,对于记录时间内的发票可以报销入账,其余时间则不可以!

也就是说:有偿合同+发票+印花税+有限内容+用车记录,才能构成私车公用签订租赁合同时的无风险账务处理,也能尽量节约企业成本!
在这里,清水还想再强调一下:目前有些单位通过顶汽车发票的手法,实际上用来发员工工资或者提成,以此达到避税的目的,风险还是挺大的,建议停止!

私车公用处理方法二、直接给员工发放用车补贴

如果签订合同的方法太麻烦,企业可以考虑每个月直接发放员工用车补贴。

也就是员工用车费用,公司予以实报实销。

这样做有3大好处:

企业不需要特意取得发票报销(当然有些公司也会采取发票报销的方式领取补贴),

企业不需要交付其他费用,只需要视为个人取得公务用车补贴收入,按照工资薪金计算缴纳个人所得税即可;

固定相关的统一标准后,比较方便财务人进行核算和管理。

不过此时就要考虑到公平性的问题。

比如外出用车多的员工,申请的补贴多了,个税也多了,一旦个税负担超过公司给的车辆费用补贴,员工便会苦不堪言。企业要注意衡量好实报实销的度。

综上,如果是公司全体员工基本一个月外出次数较少,可考虑用此方式,所需付出的成本是最小的,也不用担心税务风险。

私车公用处理方法三、制定私车公用报销制度

建立报销制度,首先需要:

制定好出差申请单模板(包括出差时间、出差地点、出差事由等);

制定好报销表格式(包括实际出差天数、发生的实际费用等);

制定好相关单据格式(包括过路费、停车费等费用可以凭票填写报销、油费标准、根据省内省外公里数定额报销等)。

报销流程:填写出差申请单——拿出所需票据——填写相关单据、报销表——计入差旅费报销费用

如何避免涉税风险?

凭票报销:发票包括通行费发票、加油票、停车票等;发票抬头方面,加油票需要打印成公司抬头,作为业务真实的一方面佐证。

企业所得税扣除方面:只要注意合理合规,基本没有什么经不起检查的。

个税扣除方面:员工发生的与企业生产经营有关的费用,性质等同于差旅费,应该无需扣除。

所以,本方法的最大难点在于:如何建立起一个适用于本公司的规范报销制度,并坚持施行。

私车公用处理方法四、直接将车过户给公司

如果你的公司恰好有员工有闲余的私家车,那恭喜了:员工的车辆可直接过户给公司!

按照相关法律规定,个人销售使用过的商品可免征增值税,因此,公司员工过户自己名下的车给公司时,只有车辆挂牌等费用。这样不仅能省一笔开支,还能较好地地解决公司无车的窘境,相比公司隔三岔五去外面租车,还是比较划算的。

当然,员工要与企业签订好购车协议(购车价格可双方约定),并带着相关资料到税务局代开普通发票。

具体过户流程可参照:

1、公司与员工签订车辆转让协议。

2、员工与公司办理车辆过户手续。

3、车辆成为公司固定资产,公司向员工出具车辆转让费欠条。

4、公司按照固定资产管理方式对车辆进行折旧处理

5、公司向员工逐月分期支付车辆转让费,车辆使用人每月限额报销燃油费和过路费等。

6、车辆转让费支付完毕或车辆折旧完成,公司进行固定资产清理,公司车辆无偿过户给员工,员工退回车辆转让费欠条。


关于私车公用其实还有其他会计处理方式,不过清水觉得比较实用的还是以上4种。如果你有更好的解决方法,或者有什么好的建议,都欢迎留言分享给大家哟~

本文为会计网(ID:wwwkuaijicom)微信公众号原创首发,作者:清水一瓢,如需引用或转载,请留言授权,并务必在文首注明以上信息。违者将被依法追究法律责任。

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